🗂 מדיניות שמירת מידע ומחיקתו
יועץ משכנתאות – אבנר גולני
עודכן בתאריך: 6.8.25
גרסה: 2.0
1. מטרת המסמך
מדיניות זו מגדירה את הכללים והנהלים לאיסוף, עיבוד, שמירה, הגנה ומחיקה של מידע אישי ומידע רגיש של לקוחות, בהתאם ל:
- חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981
- תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז-2017
- תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות
- כללי ה-GDPR (כשרלוונטי)
מטרות המדיניות:
- הגנה מירבית על פרטיות הלקוחות
- עמידה בדרישות החוקיות
- מזעור סיכוני אבטחת מידע
- שקיפות כלפי הלקוחות
2. סוגי המידע שנאספים ומטופלים
2.1 פרטים אישיים בסיסיים
- שם מלא, תעודת זהות, תאריך לידה
- פרטי קשר: טלפון, אימייל, כתובת מגורים
- מצב משפחתי ופרטי בני משפחה
2.2 מידע כלכלי ופיננסי
- תלושי שכר ודוחות הכנסה
- דוחות אשראי ודירוג אשראי
- פירוט התחייבויות קיימות (הלוואות, כרטיסי אשראי)
- דוחות מס ויתר מסמכים פיננסיים
- פרטי חשבונות בנק
2.3 מסמכים משפטיים ונדל"ניים
- נסח טאבו ותעודות בעלות
- חוזי רכישה והסכמים
- הסכמי הלוואה ומשכנתא
- ביטוחים ואישורים רגולטוריים
2.4 תיעוד תקשורת
- התכתבות מייל ווואטסאפ
- הקלטות שיחות (כשמתקיימות, ברשות מפורשת)
- פרוטוקולי פגישות והחלטות
3. מקומות אחסון המידע
3.1 אחסון ראשי
- Google Drive Business – עם הצפנה מקצה לקצה
- מערכת CRM מאובטחת (כשקיימת)
- מחשב אישי – עם הצפנת דיסק מלאה (BitLocker/FileVault)
3.2 גיבויים
- גיבוי מוצפן בענן (Google Drive/OneDrive Business)
- גיבוי מקומי על דיסק חיצוני מוצפן
- גיבויים מתבצעים שבועית ונבדקים חודשית
3.3 אמצעי אבטחה
- אימות דו-שלבי לכל החשבונות
- סיסמאות חזקות 12+) תווים, מורכבות)
- עדכוני אבטחה שוטפים לכל המערכות
- תוכנת אנטי-וירוס עדכנית
4. תקופות שמירה וטיפול במידע
| סוג מידע | תקופת שמירה | בסיס חוקי | הערות |
| לקוחות פעילים עם עסקה | 7 שנים ממועד סיום ההתקשרות | חוק התיישנות, חוק מס הכנסה | לשם הגנה משפטית וביקורת |
| לקוחות ללא עסקה | 12 חודש מהפנייה | הגנת הפרטיות | מחיקה אוטומטית אלא אם התבקשה מחיקה מוקדמת |
| הקלטות/תיעוד תקשורת | 24 חודש | דרישות הוכחה | לצרכי הוכחת תיאום והתחייבויות |
| מסמכים חשבונאיים | 7 שנים מינימום | פקודת מס הכנסה | חשבוניות, קבלות, דוחות |
| מידע רגיש מיוחד | עד סיום השימוש, מקסימום שנה | עקרון מזעור מידע | מחיקה מיידית כשלא נחוץ |
| מידע של קטינים | עד גיל 18 + 3 שנים | חוק הגנת הפרטיות | טיפול מיוחד ברגיש |
5. נהלי מחיקת מידע
5.1 מחיקה שוטפת
- ביקורת רבעונית – זיהוי מידע למחיקה
- מחיקה יזומה – ביצוע מחיקה לפי לוח זמנים
- תיעוד המחיקה – רישום כל פעולת מחיקה
5.2 מחיקה לפי בקשת לקוח
- טיפול תוך 30 יום מקבלת הבקשה
- זיהוי הגבלות חוקיות – הסבר ללקוח אם יש
- אישור למחיקה – הודעה ללקוח על השלמת התהליך
5.3 שיטות מחיקה
- מחיקה בלתי-הפיכה (secure delete)
- מחיקה מכל המקומות – ענן, מחשב, גיבויים
- אימות המחיקה – בדיקה שהמידע אכן נמחק
6. בקרת גישה ושיתוף מידע
6.1 הרשאות גישה
- אבנר גולני – מנהל המידע הראשי
- עובדי המשרד – גישה חלקית לפי צורך
- עקרון "צורך לדעת – "גישה רק למידע הנחוץ לעבודה
6.2 שיתוף עם גורמים חיצוניים
מותר אך ורק עם:
- בנקים ומוסדות כספיים לצורך הליך המשכנתא
- עורכי דין ורואי חשבון המייצגים את הלקוח
- רשויות ממשלתיות לפי דרישת חוק
תנאים לשיתוף:
- הסכמת הלקוח המפורשת (בכתב)
- הסכם סודיות עם הגורם החיצוני
- שיתוף מינימלי – רק מה שנחוץ
6.3 ספקי שירות טכנולוגיים
- הסכמי עיבוד מידע (DPA) עם כל ספק
- בדיקת אמצעי האבטחה של הספק
- סעיפי מחיקה ושליטה במידע
7. טיפול באירועי אבטחה
7.1 סוגי אירועים
- דליפת מידע או חשיפה לא מורשית
- פריצה למערכות או לחשבונות
- אובדן מכשיר או מדיה עם מידע
- גישה לא מורשית של עובד או חיצוני
7.2 נוהל התמודדות
- זיהוי וכיבוי מיידי של האיום
- הערכת נזק – איזה מידע נחשף ולמי
- דיווח מיידי לרשות הגנת הפרטיות (תוך 72 שעות)
- הודעה ללקוחות הרלוונטיים (תוך שבוע)
- תיקון פרצות ושיפור האבטחה
- תיעוד ולמידה מהאירוע
8. זכויות הלקוח
הלקוח זכאי ל:
- עיון במידע האישי שנשמר עליו
- תיקון מידע שגוי או לא מעודכן
- מחיקת מידע (בכפוף לחובות חוקיות)
- העברת מידע ליועץ אחר
- הגבלת עיבוד המידע
- התנגדות לעיבוד מסיבות מיוחדות
- הגשת תלונה לרשות הגנת הפרטיות
לפניה: [כתובת מייל] | [מספר טלפון]
9. בקרה, אחריות ועדכונים
9.1 ממונה אבטחת מידע
אבנר גולני – אחראי יישום המדיניות
- בדיקה שוטפת של יישום הנהלים
- טיפול בפניות לקוחות בנושא פרטיות
- עדכון המדיניות לפי שינויי חקיקה
9.2 ביקורת ועדכון
- ביקורת שנתית של המדיניות והנהלים
- עדכון לפי חקיקה – מתן 60 יום מפרסום
- הכשרות עובדים בנושאי אבטחת מידע
- בדיקות חדירה למערכות (אם רלוונטי)
9.3 תיעוד ודיווח
- יומן פעילויות מידע רגישות
- דוחות תקופתיים על יישום המדיניות
- תיעוד הפרות ואמצעי התיקון
✅ התחייבות והצהרה
אבנר גולני – יעוץ משכנתאות מתחייב ל:
🔒 אבטחה מירבית – יישום אמצעי האבטחה המתקדמים ביותר
🔍 שקיפות מלאה – מתן כל המידע הנדרש ללקוחות
⚖️ עמידה בחוק – יישום מדויק של כל הדרישות החוקיות
🎯 מזעור סיכונים – צמצום החשיפה למידע לנחוץ בלבד
📞 זמינות – מענה מהיר לכל פנייה בנושא פרטיות ואבטחה
לפניות ושאלות:
📧 [אימייל] avner@betterate.co.il
📱 [טלפון] 054-2415547
🌐 [אתר אינטרנט]
מסמך זה מהווה חלק בלתי נפרד מתנאי השירות ונוצר בהתאם לדרישות החוק הישראלי.